Le livret d’accueil, c’est LE guide, LE support, L’outil de communication destiné à vos locataires.
Ils doivent donc y retrouver toutes les informations pratiques en lien avec votre location de vacances et son utilisation. Mais aussi des astuces, des conseils, des idées de visites, des numéros utiles et bien évidement les coordonnées de la personne à contacter en cas de besoin. Dès lors, que doit-il contenir et quel est le bon modèle de livret pour votre meublé de tourisme ? Voici nos conseils !
Loin d’être une liste des choses interdites pendant leurs vacances, votre livret d’accueil doit se montrer pratique, agréable à parcourir et offrir un petit plus. A travers ce livret de bienvenue, instaurez une relation de confiance, montrez votre disponibilité, votre sens de l’hospitalité et profitez-en pour créer une expérience personnalisée.
Pour cela, choisissez une police simple, des couleurs chaleureuses (3 maxi), une mise en page claire et sobre.
Evitez les phrases trop longues, et dans la mesure du possible les « photes d’ortaugrafes » 😉
N’hésitez-pas à insérer des pictogrammes, qui viendront alléger le visuel général.
Il va de soi que si vous accueillez une clientèle étrangère : votre livret sera également traduit … en anglais !
L’objectif derrière votre livret d’accueil : vous assurer d’une jouissance paisible de votre logement et offrir à vos locataires des vacances mémorables !
1- Aidez vos locataires à préparer leur séjour dans votre meublé de tourisme !
Commencez par un visuel alléchant et… réaliste ! Il installera vos locataires dans un état d’esprit positif avant même leur arrivée sur place. Evitez l’effet déceptif, qui sera contre-productif.
Aussi, présentez-vous en quelques mots, racontez l’histoire de votre propriété ou une anecdote, remerciez vos vacanciers d’avoir sélectionné votre location de vacances et … souhaitez-leur la bienvenue !
Comme il vous tient à cœur d’offrir une prestation de qualité à vos vacanciers, vous pouvez leur précisez le nombre d’étoiles obtenu lors de l’inspection de classement de votre hébergement !
Ensuite, transmettez-leur toutes les informations utiles quant à ce qu’ils doivent emporter dans leurs valises !
Ainsi, précisez si vous fournissez ou non le linge, la dimension de la literie et le nombre de lits.
Signalez également si vous fournissez les produits ménagers, ainsi que les basiques pour la cuisine (sel, poivre, huile, épices, …). Notez si ces derniers devront être remplacés en cas d’utilisation.
Enfin, précisez les équipements qui seront mis à leur disposition … Lave-linge, lave-vaisselle, aspirateur, plancha ou BBQ, barre de son et … la typologie de votre machine à café !
Si cela vous semble utile, joignez une liste des équipements et demandez à vos hôtes de faire preuve de bon sens, soit en vous prévenant en cas de casse, soit en remplaçant tout élément détérioré.
Vous vous abstiendrez par contre de les obliger à vous restituer un inventaire allant jusqu’au comptage de chaque petite cuillère.
2- Grâce au livret d’accueil : facilitez l’arrivée jusqu’à votre location de vacances.
Vous annoncerez bien évidement les modalités d’entrée de votre location saisonnière (horaires, remise des clés, état des lieux, caution, etc…) ainsi que l’adresse précise de l’hébergement loué.
Le point GPS est un vrai plus. Vous vérifiez au préalable que ces coordonnées ne renvoient pas chez vos voisins, dans une impasse ou un sens unique.
Joignez tout ce qui vous semblera utile pour aider vos locataires à visualiser l’entrée ou l’accès de votre location : un plan, une photo de la maison, etc…
Pensez aux codes d’entrée, de portail et barrière de votre location saisonnière.
Pour éviter toute tension avec vos voisins, indiquez dans votre livret de bienvenue l’endroit où vos hôtes pourront stationner leur véhicule en toute sécurité. Précisez-leur s’il est (ou non !) recommandé de stationner devant le logement, le temps de décharger leurs bagages.
Notez également si votre location meublée est accessible via les transports en commun, si un parking moto ou vélo est disponible.
3- Les vacances commencent dans votre meublé de tourisme 🙂
Pour mettre les locataires de votre meublé de tourisme dans de bonnes dispositions et parer à tous pépins, indiquez-leur où trouver disjoncteurs et vanne d’arrivée d’eau.
Pour les équipements au fonctionnement plus technique (SPA, jacuzzi, Smart TV, …) : joignez le mode d’emploi ou son emplacement.
Incontournable en terme de nouvelles technologies : faites ressortir le code wifi de votre location de vacances. Signifiez aussi l’emplacement de votre box et de tout autre moyen de communication.
Vous pouvez également définir une « charte de bonne conduite internet ».
4- Durant le séjour : votre livret d’accueil, entre logistique et découvertes
Parce que vous avez une fibre écologique palpable, qu’il vous tient à cœur de préserver votre belle région, et que vous souhaitez garder une maitrise de vos factures : votre livret d’accueil fera la part belle aux éco-gestes que vos vacanciers pourront mettre en œuvre lors de leur séjour.
Ainsi, vous leur rappellerez qu’il est bon d’éteindre les lumières quand on sort d’une pièce, de fermer les fenêtres quand la climatisation est en fonction, de couper l’eau lorsqu’on se brosse les dents, etc…
Rapidement va se poser la question des déchets et de leur évacuation.
Ainsi, prévoyez des contenants adaptés, joignez les consignes de tri (disponibles sur le site internet de votre communauté de communes). Indiquez aussi la localisation des différents conteneurs (ou points d’apport volontaire) les plus proches de votre location saisonnière de courte durée. Si des conteneurs doivent être sortis, n’oubliez pas de noter les jours de collecte.
Vous mettez un composteur à disposition de vos vacanciers ? Précisez de façon ludique son fonctionnement.
En copropriété, vous indiquerez dans les grandes lignes les consignes qui régissent la résidence, et l’utilisation « en bon père de famille » des espaces communs (piscine, jardins, etc…).
Mettez en valeur votre territoire, soyez-en l’ambassadeur !
Fournissez des idées de loisirs qui illustrent votre connaissance des lieux, indiquez vos pépites, vos bonnes adresses. Aider vos locataires à sortir des guides et autres images « instagram ».
Aussi, faites la part belle aux randonnées, artisans, commerçants et produits du terroir qui vous tiennent à cœur.
Indiquez les pistes cyclables, les espaces verts remarquables, les curiosités naturelles et culturelles que vous avez vous-même pris plaisir à découvrir.
Conseillez des points d’intérêts, des plages, des rivières, des prairies où s’installer le temps d’une sieste.
Valorisez vos bars et restaurants préférés, incitez à la découverte de la gastronomie et des spécialités locales.
N’oubliez pas la liste des marchés (qui valent le déplacement) : elle est toujours appréciée !
Glissez dans votre livret toutes les brochures touristiques qui vous semblent pertinentes.
Sur un aspect pratico-pratique, vous préciserez où faire ses courses, son plein de carburant, trouver un professionnel de santé, un distributeur automatique proche de la location de vacances.
Les numéros d’urgence ne sont jamais de trop. Pensez également à ceux en lien avec nos amis à 4 pattes.
5- L’heure de quitter votre location de vacances a (presque) sonné…
Votre meublé de tourisme et vos bons conseils ont offerts à vos vacanciers un séjour idyllique.
Afin de faciliter le départ de vos locataires et préparer l’arrivée de ceux qui leur succéderont, abordez quelques points logistiques :
- Précisez ce qui sera attendu en terme de rangement et nettoyage de votre meublé de tourisme ;
- Indiquez l’endroit où devra être déposé le linge utilisé et les poubelles évacuées ;
- Rappelez l’heure à laquelle le logement devra être libéré (délivréééé… euh pardon !) ;
- Enfin, notez la procédure de restitution des clés (au propriétaire, au concierge, dans la boite prévue à cet effet, sous le 3eme caillou en partant de la droite, etc…) ;
- Profitez-en pour remémorer le délai sous lequel la caution sera restituée.
6- Fidélisez aussi grâce à votre livret d’accueil !
Voilà, ils sont tristes de vous quitter. Ils ont même laissé un message charmant sur votre livre d’or.
Par chance, vous allez rester en contact, car vous avez pensé à glisser les liens ou « QR codes » menant directement aux réseaux sociaux de votre location de vacances. Vous y posterez régulièrement de jolies images de votre région et du logement qu’ils ont tant aimé 😉
Aussi, et parce que vous êtes des hôtes attentifs, vous aurez interrogé vos locataires quant aux petits plus qui auraient rendus leur séjour encore plus agréable.
Vous savez désormais comment faire de votre livret d’accueil un véritable outil au service de votre location saisonnière !
Vous n’avez maintenant plus d’excuse ! C’est pourquoi lors de l’inspection de classement de votre meublé de tourisme : vous me présenterez un livret de bienvenue parfait 😉
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Bonne rédaction !